เลขานุการบริษัท
การเป็นเลขานุการบริษัทตามพ.ร.บ. หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ มีหน้าที่และความรับผิด หากไม่ได้ศึกษาให้เข้าใจก่อนตกลงเข้ารับหน้าที่แล้ว ท่านอาจจะได้รับโทษตามกฎหมายก็ได้ รายละเอียดจะเป็นอย่างไรนั้น ท่านสามารถศึกษาข้อมูลได้จากบทความด้านล่างนี้
พ.ร.บ. หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535 ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติของเลขานุการบริษัท ดังนั้น การแต่งตั้งเลขานุการบริษัทจึงเป็นดุลยพินิจของคณะกรรมการบริษัทโดยคณะกรรมการบริษัทอาจแต่งตั้งจากนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา ไม่ว่าจะเป็นบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือหลายคน บุคคลภายในหรือภายนอกบริษัท ให้ทำหน้าที่เป็นเลขานุการของบริษัท โดยในกรณีที่บริษัทตั้งนิติบุคคลเป็นเลขานุการบริษัท บริษัทจะต้องระบุชื่อเจ้าหน้าที่ของนิติบุคคลที่รับผิดชอบเป็นเลขานุการบริษัท เมื่อแต่งตั้งเลขานุการบริษัทแล้ว ประธานกรรมการมีหน้าที่แจ้งรายชื่อเลขานุการบริษัทต่อสำนักงาน ก.ล.ต. ภายใน 14 วัน สำหรับประวัติของเลขานุการบริษัทจะถูกระบุในแบบ 56-1 และรายงานประจำปีของบริษัท ทั้งนี้ สำหรับบริษัทที่อยู่ระหว่างการฟื้นฟูกิจการ ผู้บริหารแผนจะต้องจัดให้มีเลขานุการบริษัทด้วยเช่นกัน
ในกรณีที่หากคณะกรรมการบริษัทไม่ดำเนินการแต่งตั้งเลขานุการบริษัท หรือประธานกรรมการไม่ดำเนินการแจ้งชื่อ จะมีโทษปรับไม่เกิน 100,000 บาท และปรับอีกวันละไม่เกิน 3,000 บาท ตลอดระยะเวลาที่ยังมิได้ปฏิบัติให้ถูกต้อง
หากเลขานุการบริษัทพ้นจากตำแหน่งหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ คณะกรรมการบริษัทจะต้องแต่งตั้งเลขานุการบริษัทคนใหม่ ภายใน 90 วัน นับแต่วันที่เลขานุการบริษัทคนเดิม พ้นจากตำแหน่งหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ โดยคณะกรรมการบริษัทสามารถมอบหมายให้กรรมการคนใดคนหนึ่งปฏิบัติหน้าที่แทน ในช่วงเวลาดังกล่าวได้
หน้าที่ของเลขานุการบริษัท
เลขานุการบริษัทมีหน้าที่ในการจัดทำและเก็บรักษาทะเบียนกรรมการ หนังสือนัดประชุมคณะกรรมการและประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมคณะกรรมการและประชุมผู้ถือหุ้น และรายงานประจำปีของบริษัท รวมถึงจัดเก็บรายงานการมีส่วนได้เสียของกรรมการหรือผู้บริหารของบริษัท การที่เลขานุการบริษัทไม่ปฏิบัติตาม จะมีโทษปรับไม่เกิน 100,000 บาท โดยประธานกรรมการมีหน้าที่ในการแจ้งสถานที่จัดเก็บเอกสารดังกล่าวต่อสำนักงาน ก.ล.ต. ซึ่งหากประธานกรรมการไม่ได้แจ้งสถานที่เก็บเอกสาร ก็จะมีโทษปรับไม่เกิน 100,000 บาท และปรับอีกวันละไม่เกิน 3,000 บาท ตลอดเวลาที่ยังมิได้ปฏิบัติให้ถูกต้อง
แล้วเลขานุการบริษัทต้องเก็บเอกสารนานเท่าไร ในกรณีนี้ อาจเทียบเคียงได้กับระยะเวลาตามมาตรา 89/17 ที่กำหนดให้บริษัทต้องเก็บเอกสารสำคัญ ๆ ไว้ คือไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่จัดทำเอกสาร โดยการเก็บเอกสารนี้รวมไปถึงการเก็บรักษาด้วยระบบคอมพิวเตอร์ตามพ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ หรือระบบอื่นใดที่สามารถเรียกดูได้ โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความ ทำซ้ำหรือทำขึ้นใหม่ได้
นอกจากนี้ เลขานุการบริษัทยังมีหน้าที่นำส่งสำเนารายงานการมีส่วนได้เสียของกรรมการและผู้บริหารของบริษัท โดยจัดส่งให้แก่ประธานกรรมการบริษัทและประธานกรรมการตรวจสอบทราบภายใน 7 ทำการ นับแต่วันที่บริษัทได้รับรายงานนั้น โดยเลขานุการบริษัทที่ไม่ดำเนินการดังกล่าวอาจถูกปรับไม่เกิน 100,000 บาท
เลขานุการบริษัทต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ ความระมัดระวัง และความซื่อสัตย์สุจริต
นอกเหนือจากหน้าที่เฉพาะเจาะจงที่กฎหมายกำหนดไว้ข้างต้นแล้ว การปฏิบัติหน้าที่ใด ๆ ของเลขานุการบริษัทจะต้องกระทำด้วยความรับผิดชอบ ความระมัดระวัง และความซื่อสัตย์สุจริต รวมทั้งให้เป็นไปตามกฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท มติคณะกรรมการ ตลอดจนมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น โดยหากฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตาม จนเป็นเหตุให้บริษัทเสียหาย หรือทำให้ตนเองหรือผู้อื่นได้รับประโยชน์จากการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าว จะมีโทษปรับไม่เกินจำนวนค่าเสียหายที่เกิดขึ้นหรือประโยชน์ที่ได้รับ แต่ทั้งนี้จะไม่ต่ำกว่า 100,000 บาท และหากกระทำโดยทุจริต โทษจะเป็นการจำคุกไม่เกิน 1 ปี หรือปรับไม่เกิน 2 เท่าของค่าเสียหายที่เกิดขึ้นหรือประโยชน์ที่ได้รับ แต่ทั้งนี้จะไม่ต่ำกว่า 500,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
ทั้งนี้ การปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบและความระมัดระวัง จะหมายถึง การตัดสินใจของตนที่มีลักษณะครบถ้วนดังต่อไปนี้ คือ (1) การตัดสินใจที่ได้กระทำไปด้วยความเชื่อโดยสุจริตและสมเหตุสมผลว่าเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ (2) การตัดสินใจที่ได้กระทำบนพื้นฐานข้อมูลที่เชื่อโดยสุจริตว่าเพียงพอ และ (3) การตัดสินใจในเรื่องดังกล่าวที่ได้กระทำไปโดยตนไม่มีส่วนได้เสีย ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม
สำหรับการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความซื่อสัตย์สุจริต หมายถึง (1) กระทำการโดยสุจริตเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทเป็นสำคัญ (2) กระทำการที่มีจุดมุ่งหมายโดยชอบและเหมาะสม และ (3) ต้องไม่กระทำการใด ๆ ที่เป็นการขัดหรือแย้งกับประโยชน์ของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งหมายถึง การใช้ข้อมูลของบริษัทที่ตนได้ล่วงรู้มา เว้นแต่จะเป็นข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณชนแล้ว
ยกตัวอย่าง หากเลขานุการบริษัทสงสัยว่ารายการบางรายการมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ เลขานุการบริษัทควรเสนอแนะให้บริษัทปฏิบัติให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องก่อน หากบริษัทไม่ดำเนินการ เลขานุการบริษัทอาจแจ้งให้คณะกรรมการตรวจสอบทราบเพื่อดำเนินการให้บริษัทปฏิบัติให้ถูกต้อง เนื่องจากคณะกรรมการตรวจสอบมีหน้าที่ดูแลการทำรายการที่เกี่ยวโยงกันให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ เลขานุการบริษัทอาจแจ้งข้อมูลดังกล่าวต่อสำนักงาน ก.ล.ต. ด้วยก็ได้ โดยจะได้รับการคุ้มครองในฐานะที่เป็นผู้แจ้งเบาะแสต่อทางการด้วย หรือในกรณีที่เลขานุการบริษัทได้รับคำสั่งให้กระทำการใด ๆ ที่เข้าข่ายเป็นการฝ่าฝืนการปฏิบัติตามกฎหมาย หากเลขานุการบริษัทดำเนินการตามคำสั่งดังกล่าวก็อาจเข้าข่ายเป็นตัวการร่วมหรือผู้สนับสนุนการกระทำความผิดตามกฎหมายด้วย
ในกรณีที่เลขานุการบริษัทกระทำการหรือละเว้นกระทำการในการปฏิบัติหน้าที่ของตนตามกฎหมายจนเป็นเหตุให้ตน หรือบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องได้ประโยชน์ไปโดยมิชอบ บริษัทอาจฟ้องให้เลขานุการบริษัทรับผิดชอบและส่งประโยชน์ดังกล่าวคืนแก่บริษัทได้
ในกรณีดังกล่าว ผู้ถือหุ้นไม่ว่าคนหนึ่งหรือหลายคนซึ่งถือหุ้นและมีสิทธิออกเสียงนับรวมกันได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 5 ของจำนวนสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัท อาจแจ้งเป็นหนังสือต่อบริษัทให้ดำเนินการข้างต้น ซึ่งหากบริษัทไม่ดำเนินการภายใน 1 เดือน นับแต่ วันที่แจ้ง ผู้ถือหุ้นดังกล่าวสามารถฟ้องเลขานุการบริษัทเพื่อเรียกประโยชน์คืนแทนบริษัทได้ ซึ่งในกรณีนี้ ศาลอาจกำหนดให้บริษัทชดใช้ค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่เห็นสมควรให้แก่ผู้ถือหุ้นก็ได้ หากศาลเห็นว่าการฟ้องเรียกคืนประโยชน์ของผู้ถือหุ้นดังกล่าวนั้นเป็นไปโดยสุจริต โดยศาลอาจเรียกให้บริษัทเข้ามาเป็นคู่ความในคดีด้วย
ฉบับวันที่ 25 มกราคม 2564